Algemene Voorwaarden CDD Desk

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

CDD Desk

CDD Desk B.V.;

Cliënt

de natuurlijke persoon of rechtspersoon waarop CDD Desk Cliëntenonderzoek heeft uitgevoerd of zal uitvoeren;

Cliëntenonderzoek

het cliëntenonderzoek als bedoeld in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) of artikel 7.1 van de Verordening Advocatuur dat CDD Desk in opdracht van een instelling op Cliënt heeft uitgevoerd of zal uitvoeren;

Cliëntdossier

het feitelijke deel van het cliëntdossier, inclusief alle onderliggende stukken, zoals dat voortkomt uit het Cliëntenonderzoek. Dit omvat niet de risicobeoordeling of de cliëntacceptatiebeslissing of overwegingen daaromtrent of andere interne aantekeningen van of ten behoeve van de instelling die het Cliëntenonderzoek heeft uitbesteed of met wie het Cliëntdossier is gedeeld;

Overeenkomst

de overeenkomst tussen CDD Desk en Cliënt tot het beschikbaar houden en delen van het Cliëntdossier zoals beheerst door deze algemene voorwaarden.

Onder "schriftelijk" wordt in deze Overeenkomst tevens verstaan per email of een andere schriftelijke digitale wijze.

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op overeenkomsten tussen CDD Desk en Cliënt tot het beschikbaar houden en delen van het Cliëntdossier.

De Overeenkomst komt tot stand doordat Cliënt deze algemene voorwaarden accepteert.

1. Cliënt geeft CDD Desk hierbij uitdrukkelijk opdracht en toestemming om het Cliëntdossier voor Cliënt te bewaren en beschikbaar te houden en, op nader schriftelijk verzoek van Cliënt, te delen met inachtneming van het bepaalde in deze Overeenkomst.
2. CDD Desk gebruikt het Cliëntdossier voor geen ander doel dan voor de uitvoering van deze Overeenkomst.
3. Cliënt kan de krachtens het eerste lid gegeven toestemming op elk moment schriftelijk intrekken, in welk geval CDD Desk het Cliëntdossier onverwijld zal vernietigen en dit aan Cliënt zal bevestigen.

1. Het Cliëntdossier wordt uitsluitend met een derde gedeeld door, of op uitdrukkelijke schriftelijke instructie van, Cliënt zelf. Cliënt is er dan ook zelf verantwoordelijk voor dat het delen van het Cliëntdossier steeds en uitsluitend geschiedt met inachtneming van de geldende privacyregels.
2. Op schriftelijk verzoek van Cliënt zal CDD-Desk het Cliëntdossier delen met een Wwft-instelling die Cliënt aanwijst, mits de aangewezen instelling de toepasselijke algemene voorwaarden van CDD Desk accepteert waarin onder meer aansprakelijkheid van CDD Desk wordt uitgesloten.
3. Het schriftelijke verzoek van Cliënt als bedoeld in het voorgaande lid dient ondubbelzinnig en onvoorwaardelijk te zijn en alle informatie te bevatten die CDD Desk nodig heeft om het Cliëntdossier te kunnen delen met de juiste instelling en de juiste persoon binnen die instelling.
4. CDD Desk kan Cliënt van een link voorzien om het Cliëntdossier met een derde te delen. Indien Cliënt deze link met een derde deelt, zal dit als een schriftelijk verzoek aan CDD Desk hebben te gelden als bedoeld in het tweede en derde lid om het Cliëntdossier met de ontvanger van de link te delen. Dit laat het bepaalde in het eerste lid van dit artikel onverlet.
5. CDD-Desk deelt het Cliëntdossier in geen geval zonder schriftelijke instructie van Cliënt.
6. Zolang deze Overeenkomst voortduurt, stemt Cliënt er op voorhand mee in dat CDD Desk derden desgevraagd laat weten dat Cliënt in het CDD Desk systeem bekend is zonder daarbij verdere informatie te verstrekken.

Cliënt is uit hoofde van deze Overeenkomst geen vergoeding aan CDD Desk verschuldigd. De kosten van CDD Desk worden in eerste instantie vergoed door de instelling die het Cliëntenonderzoek aan CDD Desk heeft uitbesteed. Deze instelling kan de kosten van het Cliëntenonderzoek aan Cliënt doorbelasten.

1. CDD-Desk spant zich in om de herbruikbaarheid van het Cliëntdossier te bevorderen en daarmee onnodige herhaling van CDD-uitvragen te voorkomen. CDD Desk kan echter niet garanderen dat andere instellingen het door haar samengestelde Cliëntdossier zullen accepteren of dit als voldoende zullen beschouwen. Andere instellingen kunnen een aanvullende informatiebehoefte hebben. Dit kan instellings- of dienst-specifiek zijn en hangt ook af van het interne beleid van iedere instelling. Daarnaast zal door tijdverloop behoefte aan actualisatie ontstaan.¹ Het werk van CDD Desk beperkt zich tot de feitelijke onderdelen van het cliëntenonderzoek en strekt zich niet uit tot andere aspecten, zoals de risicobeoordeling, de toetsing aan het interne beleid van de uitbestedende instelling of de cliëntacceptatie. De Cliënt verklaart deze beperkingen te begrijpen en te aanvaarden.
2. Iedere aansprakelijkheid van CDD-Desk is uitgesloten tenzij de schade te wijten is aan opzet of bewuste roekeloosheid.

Indien het Cliëntdossier aanvulling of actualisatie behoeft, is CDD Desk op verzoek van Cliënt, of op verzoek van de betrokken instelling met instemming van Cliënt, bereid het dossier op nader overeen te komen voorwaarden bij te werken of te actualiseren en waar nodig opnieuw te verifiëren. De Cliënt geeft hierbij op voorhand toestemming deze bijwerking of actualisatie in voorkomend geval te delen met de instellingen met wie het Cliëntdossier eerder is gedeeld en Cliënt nog steeds een zakelijke relatie heeft.

1. Bij de uitvoering van deze Overeenkomst zal CDD Desk alle toepasselijke privacywet- en regelgeving naleven, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (AVG).
2. De bepalingen in dit artikel 9 kwalificeren als een verwerkersovereenkomst in de zin van de AVG.
3. CDD Desk treedt bij de verwerking van persoonsgegevens op als verwerker.
4. CDD Desk zal persoonsgegevens in het kader van deze Overeenkomst uitsluitend verwerken voor het ondersteunen van Cliënt bij het voldoen aan diens verplichtingen, in het bijzonder bij het verzamelen, beheren en delen van diens CDD-gegevens, op grond van de toepasselijke regelgeving.
5. CDD Desk zal passende technische en organisatorische maatregelen treffen om een beveiligingsniveau te waarborgen dat is afgestemd op het risico.
6. CDD Desk zal geen subverwerkers inschakelen voor de verwerking van persoonsgegevens (anders dan aanbieders van e-mail- en clouddiensten), tenzij hiervoor de uitdrukkelijke toestemming van Cliënt is verkregen.
7. Indien Cliënt een rechtspersoon is of een onderneming drijft, zal CDD Desk Cliënt ondersteunen bij de naleving van haar verplichtingen op grond van de AVG, waaronder meldplichten bij datalekken en het uitvoeren van gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (DPIA’s) en de verplichting om te reageren op verzoeken van betrokkenen tot inzage, rectificatie, verwijdering of overdracht van data.
8. In geval van een datalek zal CDD Desk alle betrokken partijen onverwijld, en in ieder geval binnen 48 uur na ontdekking van het incident, op de hoogte stellen. De melding zal een omschrijving bevatten van de aard van het beveiligingsincident, inclusief eventuele ongeoorloofde toegang tot vertrouwelijke informatie. Na ontdekking van het beveiligingsincident zal CDD Desk: i) maatregelen treffen om de beveiliging zo spoedig mogelijk te herstellen, ii) de betrokken partijen op de hoogte houden van de status en voortgang van het incident, en iii) alle informatie en medewerking verstrekken die nodig is om het incident te beheersen en te voldoen aan wettelijke verplichtingen inzake de melding van datalekken.

CDD Desk en alle voor CDD Desk werkzame personen behandelen het Cliëntdossier vertrouwelijk en zullen de inhoud hiervan niet met derden delen zonder schriftelijk opdracht en toestemming van Cliënt.

1. Deze Overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd en duurt voort totdat een der partijen de Overeenkomst overeenkomstig het tweede lid van dit artikel heeft opgezegd of de Cliënt de in artikel 4 bedoelde toestemming heeft ingetrokken overeenkomstig artikel 4 lid 3.
2. Iedere partij kan deze Overeenkomst op ieder moment tussentijds beëindigen door schriftelijke opzegging zonder gehoudenheid tot schadevergoeding. Wanneer de Overeenkomst tot een einde komt, zal CDD Desk het Cliëntdossier vernietigen en dit aan Cliënt bevestigen. Het bepaalde in artikel 7 (uitsluiting van aansprakelijkheid), artikel 9 (Privacy en gegevensbescherming), artikel 10 (Geheimhouding) en artikel 12 (Toepasselijk recht en geschillen) blijft na beëindiging van de Overeenkomst onverminderd van kracht.

1. Op deze Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
2. De Nederlandse rechter is exclusief bevoegd kennis te nemen van geschillen die voortvloeien uit deze Overeenkomst.